La externalización es la llave a la especialización, la pieza que hará que tu empresa destaque realmente en lo que mejor sabe hacer, sin pérdidas de tiempo ni de recursos. Pero si aún estás dudando sobre los beneficios y las ventajas de la externalización de procesos para tu negocio, deja que te los cuente en detalle. Más abajo, también hablaremos de los principales miedos a la hora de tomar la decisión de externalizar alguno de los procesos internos y por qué no deberías temer.
Beneficios de la externalización de procesos para tu empresa
Dividiremos dichos beneficios o ventajas de la externalización de procesos en tres grandes grupos:
Ventajas operativas
- Flexibilidad y adaptación. La habilidad en proporcionar respuestas a clientes de distintas industrias posibilita una mayor versatilidad y ajuste a las circunstancias de cada compañía. De esta manera, es factible brindar soluciones especializadas y personalizadas para cada situación, ya sea en términos de software, plazos de servicio, supervisión del proceso, tecnologías emergentes, canales de comunicación, entre otros.
- Seguimiento de producción y productividad. Una empresa externa llevará un seguimiento más exhaustivo de la producción y la productividad, lo que le permitirá una mejora continua de los procesos.
- Se reducen los costes. Al permitir que otra empresa se encargue de ese proceso, se minimizan los gastos, ya que la compañía externa cuenta previamente con la infraestructura y el personal necesario para realizar dicha labor.
- Disminución de riesgos y garantías. Al formalizar el contrato hay un traspaso de riesgos implícito. La carga de eventualidades negativas se pasa a la empresa de outsourcing, que cubrirá posibles riesgos con mayor experiencia.
Ventajas de especialización
Al externalizar, tu empresa está delegando en otra procesos auxiliares, fuera de tu Core Business. Pero, para dicha empresa externa, esos procesos sí son su Core Business, por lo tanto la especialización es elevada. Esto implica una serie de ventajas que detallamos a continuación.
- Mejora de la calidad. Al proyectar tus esfuerzos donde realmente deben estar, tus acciones se vuelven mucho más eficientes.
- Aumenta la productividad. La empresa especialista dispone de experiencia y conocimientos para realizar de forma eficiente esa tarea que le delegas, con lo que tu productividad aumenta. Además, la especialización le permite evaluar de manera continuada la productividad de su tarea y gestionar la calidad de los procesos.
- Mayor adaptabilidad. Contar con personal externo ofrece una nueva visión, que puede resultar tremendamente enriquecedora, especialmente a la hora de afrontar posibles cambios.
- Foco en la mejora continua del proceso. Dada que la principal función de la empresa externa es la tarea que les has dado y que, además, está especializada en desarrollarla, pone todo el foco en mejorar los procesos para tu empresa.
Ventajas a nivel estratégico y organizativo
Gracias a los procesos externalizados, se consigue una descarga de tareas de gestión y administración.
- Mejora de los Recursos Humanos. Gracias a la externalización, podrás contar con personal de calidad, ya que contarás con especialistas, que estarán a tu disposición, aportando su know-how experto. También descarga a la empresa usuaria de toda la gestión del personal, desde la captación, selección, formación, incorporación acogida, seguimiento productivo, gestión de nóminas y trámites a la SS, clima laboral, etc.
- Visión objetiva del negocio. En ocasiones, cuando se lleva un tiempo dentro de una empresa, el empleado pierde la perspectiva sobre el sector. Los profesionales de servicios especializados, que tratan con variedad de compañías y casos prácticos, pueden orientarte mejor en la toma de decisiones. Puede aconsejarte y asesorarte de manera más eficaz, porque dispone de información actual y contrastada, está al día de las tendencias, identifica qué se está haciendo correctamente y qué se puede mejorar, etc.
- Gestión integral de PRL. Se encargará, además, de la evaluación de riesgos del puesto de trabajo, la gestión de la vigilancia a la salud, la gestión de los EPI’s, la coordinación de actividades con la empresa usuaria y la coordinación con la empresa usuaria en el plan de emergencia.
- Análisis por KPI’s. Por último, la empresa externa se encargará de analizar los KPI’s de productividad, calidad y RRHH (absentismo, rotación, accidentes…). Además, se encargará de realizar auditorías internas de seguimiento del proyecto detectando tanto errores como mejoras a realizar. De ello nacen las acciones de mejora, que definen, planifican, implantan y realizan un seguimiento tanto de cumplimiento como de resultado.
Miedos e inseguridades que surgen al pensar en externalizar procesos
A la hora de decidir externalizar, puede que te encuentres con barreras que te impidan apostar por este modelo de gestión de procesos.
Dado que esta práctica supone la implantación de una serie de cambios estructurales en la empresa, es posible que, durante su planteamiento, broten dudas o tengas que enfrentarte a problemas de resistencia por parte de cargos que vean amenazados sus puestos y su control.
Por eso, ante esta incertidumbre y desconfianza, para las empresas de externalización es muy importante ofrecer siempre la máxima transparencia y confianza a sus clientes. Por eso, no debes preocuparte, ya que se encargarán de analizar tus necesidades y de resolver cualquier reticencia que puedas tener.
Y aunque cada vez más empresas están recurriendo a la externalización para dotarse de flexibilidad e incrementar su competitividad, muchas de ellas aún no se atreven a dar el paso definitivo. Estos son algunos de los principales miedos:
- Disminución de la calidad. Esto no debe preocuparte, ya que uno de los principales focos de dicha empresa es precisamente el control de la calidad en sus procesos.
- Pérdida del know-how. Está claro que, al externalizar procesos, perderás el control sobre ellos y sobre su desarrollo, pero un buen partner te mantendrá al corriente de todos los procesos y de los resultados que se obtengan.
- Pérdida del poder de decisión. De igual manera que se te mantendrá al corriente de lo anterior, también tendrás la última palabra en cualquier decisión que deba tomarse.
- Posibles conflictos laborales. Antes de empezar a trabajar con la empresa, asentarás unas bases de entendimiento y de colaboración, que permitirán una mejor relación y comunicación. Se definirá el esquema de coordinación entre ambas empresas, los objetivos a lograr y las herramientas de reporting y seguimiento.
Por supuesto, el éxito de la externalización dependerá del partner que elijas. Para elegir al proveedor adecuado deberás fijarte en varios aspectos, siempre eligiendo a aquella empresa que cuente con la experiencia, la formación y la capacidad adecuada para realizar dicho servicio.
