En Grup Montaner hemos diseñado el nuevo modelo de ‘trabajo en remoto’ entre todos los empleados/as de Estructura de la compañía. Lo hemos aplicado desde el pasado mes de septiembre y estará en fase de prueba hasta diciembre, con el objetivo de detectar mejoras y así poder aplicar un modelo oficial en 2021.
El modelo lo hemos trabajado a través de la metodología ‘service design’, teniendo en cuenta lo que mejor encaja a cada empleado/a con sus necesidades particulares dentro de los objetivos de empresa y proyectos corporativos. De este modo, Grup Montaner se ha puesto a la cabeza de las empresas de Recursos Humanos al ofrecer la pionera fórmula 4/1 que facilita el trabajo fuera de la oficina durante cuatro días a la semana. Cada uno de nosotros/as acude solo 1 día a la semana junto a los demás miembros de nuestra área para reunirnos personalmente, y, además, este turno semanal irá cambiando cada mes para propiciar el encuentro con compañeros/as de otros departamentos, puesto que será rotativo entre áreas para no coincidir siempre las mismas personas en la oficina. Así mismo, en el caso de querer acudir más días a las oficinas centrales hay mesas libres de libre designación.
El modelo incluye, además, nuevos protocolos de seguridad para moverse dentro en las oficinas y liberar puestos de trabajo sin ocupar, respetando todas las medidas de seguridad. De hecho, recientemente y gracias al trabajo del departamento de Seguridad y Salud, nos han certificado como ‘Área Segura de Covid-19’. Así mismo, en el nuevo formato de trabajo desde casa disponemos de nuevas herramientas de trabajo y canales de comunicación interna que se han aplicado con éxito. Por tanto, el cambio ha sido natural sin perjudicar a la operativa diaria.
Características de este ‘modelo de trabajo desde casa’
- Fórmula 4/1: cuatro días de trabajo fuera de la oficina
- Puestos de libre elección al llegar a la oficina y mesas extra para acudir más de un día en caso de ser necesario
- Ocupación de la oficina al 50% de su capacidad para respetar zonas libres por protocolo Covid-19
- Conexión en oficinas vía WIFI para reducir cableado
- Bono ayuda para empleados/as de 100€ para configurar el ‘home office’ + envío de equipos informáticos, pantallas y sillas ergonómicas corporativas libres de coste
- Horario flexible de comienzo y fin de la jornada laboral desde casa
- Política específica de ‘respeto de disponibilidades y el tiempo’ para la convocatoria de reuniones, videollamadas y chats corporativos
- Optimización de los recursos utilizados hasta la fecha en las instalaciones en oficinas centrales y desplazamientos para visitas comerciales
- Comité diario de seguimiento de la operativa por videoconferencia con representantes de cada área
- Iniciativas sociales online para mantener el contacto entre compañeros/as, como la ‘Jornada de verano virtual’ (trivial online y brindis para celebrar el verano).
Nuestro modelo de trabajo desde casa se ha aplicado a los 80 profesionales del grupo dentro del equipo de Estructura y se está estudiando cómo implementar parte del modelo en el resto de oficinas de atención al público
Metodología ‘service design’: la implicación del empleado
Dentro del interés de Grup Montaner por cuidar la experiencia de todos los usuarios internos y externos de las marcas que forman el grupo, la metodología elegida para ello ha sido la de ‘diseño de servicio’ o ‘service design’.
La metodología ha constado de tres etapas entre mayo y julio. En la primera de ellas, de investigación, los empleados/as participamos en una primera encuesta sobre cómo estábamos desarrollando nuestras funciones desde casa en plena pandemia por el Covid-19. Para profundizar más en los resultados, se realizaron entrevistas personales de una hora de duración al 40% de los empleados/as de Servicios Centrales del grupo. Entre los resultados, los principales retos de la compañía para diseñar su modelo pasaban por ‘organizar todos los canales, herramientas y horarios’, ‘crear una política de disponibilidades para respetar el tiempo de los compañeros/as y romper la frecuencia constante de video llamadas’ y ‘apoyar al empleado/a en un momento de incertidumbre: permitiendo un alto porcentaje de la semana el trabajo en remoto y facilitando la creación de espacios de trabajo en el hogar’.
En la segunda fase, con la batería de conclusiones y un primer boceto de los grandes rasgos del modelo, se hicieron dos focus groups para contrastar los resultados.
Medición de la satisfacción y eficiencia como ‘Empresa 3outof5’
Gracias a estas sesiones pudimos definir un modelo más sólido que validar con el Comité de Dirección y pasar a implementar y evaluar en la tercera fase del proyecto que comenzó en julio y continuará hasta 2021. La intención es evaluar cada mes cómo estamos los empleados/as a nivel personal y profesional y qué mejoras pueden hacerse aún al modelo. Para ello, nos hemos sumado al movimiento 3outof5, una organización que promueve el bienestar de las personas, las empresas y el planeta, y que nos ayudará a medir la satisfacción respecto al trabajo desde casa. También, a nivel interno, cada semana disponemos de un espacio de treinta minutos para realizar consultas y exponer sugerencias sobre el modelo en una sesión abierta de chat.
El proyecto ha estado liderado por el Área de Marketing y Comunicación y se enmarca dentro de un plan general de eficiencia desarrollado por el grupo desde marzo con el objetivo de destruir la menor cantidad de empleo posible y mejorar la calidad del trabajo.
