Volvemos a las oficinas y a la rutina, y con ella, vuelven las reuniones. Estas son especialmente útiles para fomentar el trabajo en equipo, controlar el ritmo de proyectos y fomentar la conversación. No obstante, es muy fácil que crucemos una delgada línea y nos pasemos de rosca con ellas y se conviertan en una auténtica tortura para la eficiencia de nuestro trabajo.
Esto nos lleva a reflexionar sobre la gestión de reuniones, un tema que ha ganado relevancia en los últimos años, a pesar de que, según el profesor Francisco Javier Pérez Latre, la revista Harvard Business Review ya lo abordó en un artículo de… ¡1976!
Hay varias claves para realizar reuniones eficaces. A primera vista, estas premisas pueden parecer obvias pero, en la práctica, rara vez se cumplen. En lugar de ello, las reuniones suelen convertirse en un espacio donde la productividad se diluye en discusiones interminables y objetivos poco claros.
Claves para realizar reuniones eficaces
Definir perfiles necesarios
No involucrar a gente que no esté implicada o no tenga relación directa con los efectos de la reunión. A éstas se las puede informar por otras vías.
Según la temática, puede que en algunos puntos sea necesaria la presencia de alguien concreto, pero no para la duración de toda la reunión. Entonces es aconsejable convocar solo el tiempo necesario a esa persona y liberarla una vez finalizado su tema de interés para que sea totalmente productiva su presencia.
Definir motivo de la reunión y objetivos
Comunicar claramente el porqué del encuentro para que todos sean conscientes y puedan prepararse.
Enviar material previo
Para algunas reuniones es muy conveniente que exista un trabajo previo, como la distribución de materiales y la lectura previa por parte de los participantes. Esto agilizará la reunión
Horario ajustado
Determinar muy bien el inicio y fin de la reunión y cumplirlo.
Preparar agenda
Definir los puntos a tratar para que todos los participantes estén bien informados.
Cumplir la convocatoria
Por respeto a los demás participantes y a su tiempo y organización, es importante ser puntual y cumplir con los horarios y agenda estipulada.
Conclusiones y seguimiento
Demasiadas reuniones «mueren» por falta de seguimiento. ¿De qué sirve reunir personas para tratar temas relevantes si después no se hace nada?
¿Cómo transformar las reuniones en verdaderas herramientas estratégicas?
Algunas de estas claves mencionadas anteriormente pueden resumirse en tres preguntas:
1. ¿Son realmente necesarias?
Esta pregunta es quizás la cuestión más crucial y, sin embargo, la más ignorada.
Muchas veces, convocamos reuniones por inercia, sin reflexionar si son la mejor herramienta para el objetivo que tenemos en mente. Si el propósito es simplemente compartir información, podría ser más eficiente utilizar otros medios, como correos electrónicos o plataformas de gestión de proyectos. Si, en cambio, necesitamos tomar decisiones importantes o resolver un problema complejo, una reunión bien estructurada puede ser la mejor opción.
2. ¿Para qué las queremos? ¿Para compartir información? ¿Debatir? ¿Decidir? Hay que decirlo claramente.
También es fundamental definir con claridad el propósito de la reunión. ¿Queremos compartir información, debatir ideas o tomar decisiones? Cada uno de estos objetivos requiere un enfoque diferente. Si no está claro lo que se espera de la reunión, los participantes pueden sentirse frustrados y desorientados, lo que contribuye a la percepción de que las reuniones son una pérdida de tiempo.
3. ¿Qué papel tiene cada participante?
Otro aspecto crítico es el rol que cada participante debe asumir en la reunión. No basta con convocar a las personas adecuadas: también es necesario que cada uno sepa cuál es su papel. Esto no solo ayuda a mantener el foco en los temas importantes, sino que también fomenta la participación activa y el compromiso de todos los asistentes. Cuando los roles están claramente definidos es más fácil evitar que la reunión se desvíe hacia temas secundarios o irrelevantes.
Los 10 errores más frecuentes que restan eficacia a las reuniones:
- Las órdenes del día y los contenidos se envían con poca antelación. Otro de los errores es convocar a los participantes con poca antelación, lo cual les da poco margen para prepararse o incluso bloquearse la agenda.
- Hay reuniones en los que no se decide nada. Tan solo se consultan opiniones. Para ello, el correo electrónico ejerce la misma función.
- No respetar los horarios o alargarse más de la cuenta en cada tema.
- Los objetivos propuestos no justifican una reunión, pudiéndose utilizar otros mecanismos más eficientes para alcanzar esos mismos objetivos ( teléfono, correo electrónico…).
- Reuniones en las que no se crea un clima de confianza adecuado para fomentar el debate y el intercambio de información, por lo que queda todo en una simple exposición de temas.
- Anulación de reuniones horas poco antes de celebrarse con el consiguiente perjuicio para los asistentes.
- Reuniones muy dispersas en las que no está claro el objetivo.
- Convocar a más personas de las precisas.
- Finalizar sin resumir lo hablado
- No establecer un cuadro de decisiones adoptadas con acción, responsable y fecha para cada una de ellas.
En conclusión, no es seguro que reunirse sea siempre la mejor opción. Pero las reuniones siempre vuelven porque pueden ayudar a avanzar…Quejarnos de que son demasiadas e improductivas no mejorará las cosas. Es más interesante trabajar para aumentar su eficacia e impacto positivo.
Cómo lo abordamos desde Grup Montaner
En Grup Montaner, elaboramos el documento Consejos para reuniones eficientes, que establece pautas importantes para garantizar que las reuniones sean eficientes y asegurar así el bienestar de los empleados.
Además, nuestro protocolo de desconexión digital, establece lo siguiente respecto a las reuniones:
- Las reuniones, presenciales o telemáticas, se convocarán y/o realizarán dentro de los límites del horario de cada una de las personas asistentes, respetando los tiempos de descanso y los festivos correspondientes a las localidades donde estén presentes las personas asistentes.
- La finalización de la reunión no debería superar los quince minutos anteriores a la terminación de la jornada laboral.
- Si por causas justificadas, las reuniones se han de realizar fuera del horario laboral, la asistencia y los desplazamientos necesarios serán considerados tiempo efectivo de trabajo a efectos del registro de jornada.
