El éxito de la externalización dependerá, en gran medida, del partner que escojas. Para elegir al mejor puedes evaluar criterios como: su oferta económica, su fiabilidad e integridad, su imagen y experiencia, su flexibilidad, su control y seguimiento y su proximidad o cobertura geográfica. Aunque fundamental será que confíes en la empresa con la que vayas a colaborar.
Es importante elegir a un buen partner de outsourcing porque te permitirá beneficiarte de todas las ventajas que la externalización puede ofrecer a tu empresa.
¿Qué entendemos por un buen partner cuando hablamos de externalización?
Un buen partner de externalización será aquel que te transmita confianza y aquel con el que la coordinación y la planificación sean fáciles y claras.
Tanto la empresa usuario, como la que externaliza deben compartir una visión de gestión y de estrategia, que les permita ir en sintonía. De esta manera, el objetivo y el modus operandi es común en ambas entidades y facilitará el éxito de la colaboración.
No pierdas de vista que para lograr los resultados esperados y evitar la pérdida del know-how, deberás establecer una relación estrecha con tu partner, basada en la colaboración y en una comunicación constante. El intercambio de información (de planificación, de posibles mejoras, de problemas, de resultados, etc.) debe ser constante a lo largo de la relación para que ambas partes estén satisfechas.
¿Qué tener en cuenta a la hora de escoger un partner de externalización? ¿Qué puedes exigirle?
Normalmente, la empresa que ofrece el servicio es la que tiene más experiencia y la que se marca a sí misma cierto nivel de exigencia acorde a la calidad que quiere mostrar. De todas formas, es interesante repasar algunas de las cuestiones más convenientes en este tipo de relaciones laborales y en las que te deberás fijar para encontrar al mejor partner para ti.
- Contratos. Cuando vayas a revisar el contrato de prestación de servicios, asegúrate de que queden reflejados todos los puntos que te detallaré a continuación. Por un lado, deben definirse las actividades y las operaciones relacionadas con los servicios. Por otro lado, también deben constar las exclusiones. Además, en un contrato debe especificarse: la duración del servicio, el emplazamiento exacto, el cumplimiento de los requisitos de seguridad concretos para cada actividad, la confidencialidad, el precio y la forma de pago, la independencia o vinculación de las partes y todas las cuestiones legales vigentes. Y, por supuesto, se pueden añadir todos los anexos que se consideren necesarios para detallar la forma y la calidad del trabajo a realizar.
- Garantías y transparencia. Para asegurar un buen desarrollo del trabajo, puedes exigir garantías. Puedes realizar una auditoría a la empresa a contratar, además de preguntar si realizan auditorías a nivel interno y si puedes consultar los informes.
- Seguridad. La empresa contratada debe tener unos protocolos de seguridad establecidos, que variarán según el tipo de servicio que ofrezcan. Puedes pedir un informe detallado para ver en qué consisten y revisarlos detenidamente antes de empezar la colaboración.
- Tecnología eficiente. Este es un punto vital cuando el servicio externalizado depende de un software o requiere de maquinaria especializada. En el primer caso, se requerirá de un software que sea seguro y que esté actualizado y al día de las exigencias del mercado. Y, en el segundo caso, deberás cerciorarte de que la maquinaria esté homologada y pase los controles y revisiones necesarios.
- Especialización de la empresa. Cuando estés eligiendo partner, lo mejor será que escojas aquel que esté especializado en el servicio que te interesa. Muchas veces, existen empresas de outsourcing que ofrecen una gama muy variada de servicios y de sectores, por lo que su especialización puede verse reducida. Esto es importante porque habrá un mayor control de los procesos y una mayor optimización procedente de dicha especialización.
¿Cómo saber si estás externalizando eficazmente?
A la hora de evaluar si la externalización de un servicio está siendo un éxito, debes tener en cuenta varios aspectos, pero te destaco 5 sobre los que tendrías que reflexionar incluso antes de empezar con dicha externalización.
1.Define bien las metas
Si la organización no tiene claros los objetivos que pretende con la externalización de determinada actividad, es probable que el proveedor de servicios no pueda ofrecer la asistencia necesaria. Estos objetivos pueden ser varios, como la reducción de costes, la liberación de capacidad operativa del personal, brindar atención profesional a los clientes o simplemente adquirir conocimientos y tecnología del proveedor. La definición precisa de los objetivos y su posterior evaluación son elementos fundamentales para emprender la externalización de servicios de manera efectiva.
2. Asegúrate de que hay una reducción de costes real
Aunque una de las principales ventajas de la externalización es la reducción de costes, debes prestar atención a esto y asegurarte de que así es. Y si no lo es, evaluar el porqué y si compensa por otras razones.
3.La empresa externa se responsabiliza del servicio
Recuerda que una externalización implica que el partner se hace cargo de la tarea en todas sus facetas. Es decir, se responsabiliza de los buenos resultados, de posibles malos resultados y de imprevistos que puedan surgir. Tú supervisarás todos sus procesos, pero el máximo responsable será tu partner.
4.Has hecho una investigación antes de elegir a tu partner de outsourcing (H3)
Si antes de elegir a un partner, te has preocupado de hacer una correcta investigación de las diferentes opciones y de su manera de hacer, las probabilidades de éxito de la colaboración aumentarán.
5.Tu partner te presenta resultados y aplica un control de calidad (H3)
Para asegurar una buena externalización, la comunicación con tu partner debe ser fluida y constante.
Si tienes todo esto bajo control, no te preocupes, la externalización irá bien y probablemente has escogido a un buen partner.
Desde Grup Montaner estamos deseando poder ayudarte con la externalización de tus servicios. Por eso, si buscas un partner de confianza, no dudes en contactarnos para que podamos exponerte nuestra manera de colaborar.
