El outsourcing es un método de trabajo en el que una empresa delega algunas de sus funciones a departamentos externos u otro tipo de negocios que se dedican profesionalmente a ello. Como hemos explicado otras veces, es un proceso orientado a compañías que prefieren o deciden contratar servicios a otra empresa externa para que se haga cargo de parte de su actividad o producción
Contar con los servicios de terceros para delegar áreas de nuestra empresa puede presentarse como una elección difícil de tomar. En muchas ocasiones, en reuniones previas al inicio de un proceso de externalización, nos encontramos con que las empresas dudan sobre la información que dispondrán durante el proceso de externalización.
Lo más importante que deben conocer es que su proceso auxiliar (ahora externalizado) pasa a ser nuestro Core Business y que, como empresa de outsourcing, el control que tendremos sobre este será lo más riguroso y exhaustivo posible.
¿Qué son las instrucciones de trabajo?
Para tener un buen control de todo el proceso de externalización, es necesario contar con un buen conocimiento de la empresa, de sus objetivos y necesidades. Pero no sólo necesitamos contar con este conocimiento nosotros, como empresa externa, sino compartirla con los trabajadores/as que contrataremos durante este proceso externalizado.
Una de las mejores herramientas que usamos para compartir este conocimiento es la documentación del proceso y la documentación de cada puesto de trabajo que lo forman. Hoy precisamente quiero hablarte de este punto en concreto: la documentación del puesto de trabajo en procesos productivos, conocida como INSTRUCCIONES DE TRABAJO.
En TQ Servicios sabemos que este material es necesario e imprescindible en cualquier tipo de proceso, tanto en procesos manuales, semi automatizados como en los totalmente automatizados. Cada operario/a debe conocer muy bien el proceso en el que trabaja y tenerlo bien definido. Será esta la manera definitiva con la que podremos conseguir la máxima productividad.
Entonces, ¿qué deben incluir estas instrucciones de trabajo?
- La identificación de las tareas que realizará el empleado/a.
- Definir el alcance, las autorizaciones y los requisitos (internos y de cliente) antes de iniciar la tarea.
- Proporcionar información pertinente sobre peligros y advertencias de seguridad.
- Recoger el CÓMO hacer cada tarea. Describir el procedimiento paso a paso.
¿Por qué es tan importante el CÓMO?
Tener bien definido el CÓMO debemos hacer cada tarea nos ayuda a:
- Estandarizar el proceso (todos nuestros empleados/as trabajaran bajo un único método).
- Unificar criterios en la formación de cada uno de nuestros trabajadores (las formaciones “on the job” con las instrucciones de trabajo son la guía perfecta).
- Detección rápida de desviaciones tanto en cambios del proceso como en cambios ejecutados por los trabajadores, pudiendo incidir y corregir con agilidad las posibles incidencias/ desviaciones.
- Reducción de la incertidumbre en los procesos de producción. Es esencial que el operario tenga la explicación de cada parte de su proceso ya que, con ello, incrementamos su seguridad en el puesto de trabajo. Un trabajador seguro aumenta la productividad y reduce la sensación de estrés.
- Conocimiento de cómo actuar en cada momento. Una buena instrucción de trabajo identifica también qué hacer ante cualquier incidencia (protocoles de actuación). Estandarizando el sistema de gestión de incidencias (tanto de proceso como de producto)
En TQ Servicios conocemos la importancia de tener unas instrucciones de trabajo, por ello son imprescindibles para desarrollar correctamente todos los proyectos. Contar con unas instrucciones claras y detalladas, permite a los empleados realizar las tareas con precisión y eficacia. Lo que repercute positivamente al resto de procesos de la empresa, creando un efecto dominó positivo en el conjunto de las operaciones.
