Dentro del ‘employer journey’ que hemos diseñado en Grup Montaner, una de las piezas claves al seleccionar a un/a nuevo/a empleado/a que se incorpora a nuestro equipo corporativo es asegurar una correcta acogida e integración. Esta fase es básica para poder alinear las expectativas que el grupo tiene sobre él/ella, pero también las suyas propias. Además, es una etapa muy importante para ayudarle a integrarse social, técnica y culturalmente en la empresa.
Diseñar un plan de acogida no es fácil de entrada. Las necesidades que tiene cada nuevo/a empleado/a varían según la persona, pero además los ritmos y percepciones también difieren en cada caso. En el ejemplo de Grup Montaner optamos por aplicar metodologías que nos ayuden a entender desde la base dichos factores y que ya hemos utilizado en otros proyectos para identificar la experiencia de nuestros clientes, las necesidades de nuestros candidatos/as o incluso investigar el servicio de nuestras oficinas.
Además, nuestro plan bebe de la filosofía de la ‘Selección onboarding’, servicio único de selección directiva para los clientes de Montaner&Asociados, la división de selección y gestión del cambio de grupo. Este servicio de selección incluye el onboarding y su seguimiento por parte de nuestro equipo consultor durante treinta o sesenta días del nuevo directivo/a.
Para rediseñar nuestro nuevo plan de acogida aprovechamos la incorporación de una nueva empleada dentro del equipo de Marketing y Comunicación del grupo. Con ella probamos un prototipo del nuevo ‘viaje’ que durante los primeros meses experimenta cualquier empleado/a nuevo/a del grupo. Diseñamos un plan que involucraba al responsable directo/a de esa persona como guía durante ese viaje de descubrimiento de la empresa y facilitador de su integración, pero el gran peso de esta aventura la dejamos en manos del nuevo empleado/a: un proceso de ‘autodescubrimiento’ con un ‘mapa del tesoro’ que lo guía a través de diferentes fases sobre las etapas que debe cubrir durante el primer día, primera semana y primer mes.
Pautas para diseñar el plan de acogida de tu empresa
Repasamos algunas pautas para diseñar el plan de acogida por si pueden servirte de ayuda para repensar el actual en tu empresa o crearlo de cero:
- Involucra a los empleados/as: es clave en cualquier acción que les impactará. Nadie mejor que una persona que ha vivido ese proceso, ese camino, para poder dar feedback de los puntos de mejora de este y de las grandes virtudes que tiene nuestro plan y que quizá no estamos explotando suficientemente. Reúne a un pequeño grupo de trabajo de personas que hayan entrado a la empresa en los últimos seis meses y repasa el plan con ellas para mejorarlo con sus aportaciones.
- Sé realista: un gran plan es difícil de abarcar, pero además puede desmoralizar. Suele pasar con aquellos planteamientos a 6 meses vista… el empleado/a puede entender que será un proceso muy largo, pero es que, además, el mando directo tenderá a desesperarse si el nuevo refuerzo de su equipo requiere tanto tiempo para poder comenzar a desarrollar su labor habitual. Un plan diseñado para ser realizado en cuatro semanas puede ser más que suficiente para asegurar una correcta acogida.
- Dale juego: cualquier experiencia es mejor recordada y más llevadera si introduce algo de diversión. Plantea alguna prueba, algún reto exploratorio o de descubrimiento.
- El ‘por qué’ de su llegada: asegúrate de que la nueva incorporación entienda muy bien en el momento en el que está la empresa y el área y cuál es su papel en ambas. Cuál es su propósito individual, por qué nos va a ayudar su llegada. Conocer las funciones, descripción de puesto de trabajo, competencias es importante, pero entender el ‘why’ de su incorporación, es vital.
- Baja a la operativa: en empresas con gran peso en sus entornos productivos, el gran (y habitual) error es que los equipos corporativos viven muy alejados de la realidad del negocio. Es fundamental que todos los equipos puedan, si no rotar de puesto, al menos sí pasar algún tiempo visitando instalaciones, centros y compañeros/as que realizan otra labor diferente.
- También se puede aplicar en entornos de oficinas: fomenta la participación de ‘oyente’ del nuevo empleado/a en reuniones de área diferentes a la suya.
- Pocos materiales, pero muy claros: una simple guía en PowerPoint, si está bien construida y diseñada, puede ser más efectiva que cualquier app que interpele en exceso la interacción con ella. El nuevo empleado/a necesita una pauta sencilla y clara, saber qué pasos debe dar cada día del plan de acogida.
- Propósito, misión y valores: es fundamental reservar un bloque de tiempo importante a explicar la cultura de la empresa. Es el ADN de la compañía, que ayudará a entender conductas y decisiones.
- No perdamos el ‘factor humano’: aunque estemos en un entorno cambiante y podamos realizar casi todo el proceso a través de una pantalla, es fundamental hacer sentir al nuevo empleado/a que está acompañado/a en todo momento, aunque sean 5 minutos al día de café virtual con sus compañeros/as de área y responsable durante las primeras semanas. No olvidemos que todos trabajamos mejor orientados a resultados si estamos en un ambiente cómodo y nos sentimos cuidados.
- Socialización: busquemos algún momento para ayudar a que el nuevo miembro del equipo conozca anécdotas, costumbres y a otros miembros de la compañía.
- Cuestiones higiénicas: como responsable, asegúrate de que el nuevo compañero/a conozca todos los detalles sobre las medidas laborales y con quién resolver sus dudas.
- Dale el protagonismo que merece: fomenta su presentación en público (comunicados internos o en reuniones), explica por qué es tan importante su misión en el equipo, qué partes de su perfil nos van a ayudar más, cómo vamos a reforzar el grupo gracias a él o ella.
- Acompañamiento y seguimiento: debemos pedir feedback de cómo está llevando su proceso de integración, qué ayudas necesita, qué herramientas tiene la casa para ello.
Se suele decir que ‘primeras veces’ solo hay una. Y ocurre lo mismo con una nueva incorporación: la experiencia que generemos en el empleado/a que aterriza en nuestra empresa marcará su recorrido en ella, pero también su recuerdo de nosotros una vez la abandone. No solo estamos integrando a un buen profesional que nos ayudará a cumplir la misión y objetivos del equipo, estamos creando embajadores de nuestra marca.