La revolución digital está propiciando muchos cambios en nuestras rutinas, entre ellas, la laboral. Ha cambiado nuestra forma de relacionarnos, de trabajar y de vivir. Es por esto que la tecnología y la digitalización cada vez cobran mayor importancia dentro de la estrategia de negocio de las compañías. Formar parte de esta digitalización es imprescindible para ser competitivos dentro del mercado actual.
¿Cómo afecta la firma digital a los procesos de trabajo?
Uno de los servicios que está cobrando mayor aplicación en las empresas es la firma digital de contratos y documentación. En un sector como el nuestro, de Recursos Humanos, la firma de cualquier tipo de documento está a la orden del día. Y es por esto que cuando surgió la oportunidad de aplicarla a nuestros servicios, solo vimos ventajas. De entre nuestras líneas de negocio decidimos empezar por Quality, especializada en trabajo temporal, pues genera un volumen de documentación mucho mayor. Aplicamos la firma digital durante el primer semestre de 2019 y en este periodo ya se han reflejado los primeros resultados positivos.
Beneficios de la firma digital
De entre los principales beneficios encontramos en la aplicación de la firma electrónica:
Situación geográfica
Los clientes y trabajadores pueden estar ubicados en diferentes localidades y esto ya no impide poder formalizar un contrato si no es de forma presencial. La digitalización permite que personas que hasta día de hoy debían desplazarse para firmar un papel, ahora puedan hacerlo en remoto y en cualquier momento.
Agilidad e inmediatez
Si se permite que un usuario debidamente identificado en nuestro sistema tenga permiso para firmar y enviar documentación, podrá hacerlo cuando sea necesario. De este modo la compañía puede disponer de esos documentos al momento y sin posibilidad de pérdida.
Efectividad
El tiempo que destinaban los empleados a gestionar y coordinar este tipo de encuentros para firmar documentos o prepararlos se reduce al mínimo, pudiendo así dedicarse a otras tareas como explicar al trabajador con más detalle su puesto de trabajo, control de documentación firmada, recibida, enviada…
Sostenibilidad
El gasto de papel y costes de impresión eran muy elevados y poco respetuosos con el medio ambiente. Con el objetivo de mejorar en este aspecto, la firma digital ha supuesto un gran aprovechamiento de recursos y una disminución de costes (papel, archivadores, tóner, etc.).
Reducción de almacenamiento físico
La firma habitual obligaba a tener documentos y contratos firmados en papel guardados y archivados durante largos periodos de tiempo puesto que siempre era preciso mantener el original. Con la digitalización ya no es preciso todo el almacenaje de papeles y documentos. Alta reducción de volumen de papel.
En general, la firma digital ha proporcionado inmediatez y control. No requerir estar de forma presencial ha significado un gran avance y ayuda para todos. Además, también aporta seguridad, pues minimiza el riesgo de pérdida de documentación.
Un reto digital para las empresas
Aunque también es importante tener en cuenta lo que implica este nuevo servicio digital. Y es que el mayor reto es aplicar el cambio. Es común que las personas, en general, nos mostremos reticentes a cambios que impliquen nuevas formas de trabajar, reorganización de rutinas, formaciones, etc. Aunque todo ello será para conseguir beneficios, en un primer momento solemos ser reticentes.
Lograr la incorporación de un cambio con éxito pasa por tener claras todas las ventajas que otorgará y saberlas comunicar a las personas que se verán afectadas. Después son estas mismas las que agradecerán el esfuerzo. Pues en este caso, en tareas del día a día es rápidamente visible: menos tiempo de dedicación en la coordinación, gestión, archivado… por lo que aporta un sentimiento de liberación y seguridad tanto a trabajadores como proveedores y clientes.
La digitalización, bien aplicada, es la puerta al futuro.
